Standard téléphonique pour traiteur événementiel : du premier devis au jour J
Une demande de mariage, ce n’est pas un appel : c’est six mois d’échanges, trois relances et une journée où personne n’est au bureau. Menu d’accueil qui sépare les nouveaux projets des dossiers en cours, numéro de l’entreprise sur le mobile du coordinateur, messagerie envoyée par e-mail. Sans engagement, opérationnel en 24 h.
✓ Sans engagement · ✓ Portabilité offerte · ✓ Opérationnel en 24 h
Vous vous reconnaissez ?
Chaque demande est un dossier, pas un appel
Un séminaire se cadre en vingt minutes de téléphone, puis se rappelle cinq fois. Si l’appel tombe chaque fois sur la première personne disponible, l’historique se perd et le client réexplique tout.
Le jour J, le bureau est vide
Toute l’équipe est en prestation, en livraison ou au laboratoire. Le fixe sonne dans une pièce fermée à clé pendant que le client du samedi cherche quelqu’un à qui parler.
La nouvelle demande arrive au pire moment
Vous êtes en production, les mains dans une commande de trois cents couverts, et c’est là qu’un prospect appelle. Un événement qui vous échappe ne se rattrape pas : il est passé chez un confrère.
Ce que vous y gagnez
Les nouveaux projets ne se mélangent plus au reste
Le menu d’accueil sépare la demande de devis, le dossier déjà signé et les fournisseurs. Un prospect ne patiente plus derrière une question de livraison.
Vous savez qui appelle avant de décrocher
La remontée de fiche client affiche le contact à l’écran dès la sonnerie. Vous reprenez la conversation là où elle s’était arrêtée, sans faire répéter la date ni le nombre de convives.
Votre numéro d’entreprise vous suit sur le terrain
Depuis l’application mobile, vous appelez un client avec le numéro de la maison. Votre portable personnel reste personnel, même après six mois de préparatifs.
Un message ne dort plus dans un poste
La messagerie vocale part par e-mail. Elle se transmet en deux clics au chargé du dossier, qui rappelle en connaissant déjà la demande, même s’il était en prestation ce jour-là.
Le samedi d’un événement n’est pas un jour fermé
Les horaires acceptent les exceptions. Le jour d’une réception, l’accueil ne récite pas les horaires du bureau : il bascule vers le mobile du coordinateur, et reprend son rythme le lundi.
L’appel arrive sur le bon interlocuteur
Chaque dossier a son responsable. Les transferts envoient l’appelant directement vers lui, avec un mot glissé avant de passer la ligne : il ne tombe pas dans un service, mais chez la personne qui suit son événement.
Comment on s’y prend
Nouvelles demandes, dossiers en cours, fournisseurs, jour de prestation : quatre logiques différentes, avec quatre urgences différentes. C’est cette cartographie qui dessine le menu d’accueil, et non l’inverse.
Les annonces, l’ordre des choix, les horaires du bureau, et ce qui se passe un samedi de réception. Vous validez chaque texte avant la mise en ligne.
Votre numéro figure sur des devis signés il y a un an et sur des recommandations que vous ne contrôlez pas. Il vous suit : la portabilité est offerte et la ligne ne s’interrompt pas.
À distance, sans intervention chez vous. Des téléphones IP livrés configurés si vous en voulez au bureau, un combiné sans fil au laboratoire, et un installateur qui se déplace partout en France.
Les questions qu’on nous pose
Un utilisateur par personne qui doit recevoir ou passer des appels au nom de l’entreprise. Les extras et les équipes de service n’en ont pas besoin. Trois utilisateurs, plus le coordinateur pendant la saison, suffisent à beaucoup de maisons.
Oui. On déclare une plage exceptionnelle sur la date de la réception : ce jour-là, l’accueil n’annonce plus un bureau fermé, il envoie l’appel sur le mobile du coordinateur et bascule sur la messagerie s’il est en salle. Les horaires habituels reprennent seuls le lundi.
Nous ne promettons aucune intégration que nous n’avons pas vérifiée sur votre outil : c’est une promesse qui se paie le jour de l’installation. Ce qui existe, en revanche, c’est la remontée de fiche client. Dites-nous quel logiciel vous utilisez et nous vous dirons franchement ce qui est possible.
Elle utilise la connexion de votre téléphone : il n’y a rien à installer dans le château, la salle des fêtes ou sous la tente. Si la couverture y est mauvaise, mieux vaut le savoir avant : on en parle au moment du devis.
Un traiteur appelle presque autant qu’il reçoit : relances de devis, fournisseurs, confirmations la veille. L’offre Pro, à 15,90 € HT par utilisateur et par mois, inclut aussi les appels illimités vers les mobiles : c’est généralement le bon choix. L’Essentiel, à 9,90 € HT, ne couvre que la réception. L’offre Business, sur devis, ajoute les files d’attente, les statistiques et le multi-sites.
Vingt-quatre heures après validation, et entièrement à distance. Dans la pratique, le plus long n’est jamais la technique : c’est d’écrire les annonces et de décider qui reçoit quoi. On s’en occupe avec vous.
Ne perdez plus un événement dans une sonnerie
Décrivez-nous votre saison : le volume de demandes, la taille du bureau, les jours de prestation. Nous vous renvoyons une configuration chiffrée et sans engagement.