Standard téléphonique pour notaire et étude notariale
Une vente ou une succession met une dizaine d’interlocuteurs en relation pendant des mois, et tous appellent l’étude pour savoir où en est le dossier. Un accueil qui les envoie au rédacteur qui le suit, et qui laisse la salle de signature tranquille.
✓ Portabilité offerte, dossier monté par nos soins · ✓ Mise en service en 24 h · ✓ Sans engagement
Vous vous reconnaissez ?
Un dossier, dix appelants
Vendeur, acquéreur, agence, banque, diagnostiqueur, confrère : chacun téléphone pour la même vente. L’accueil raconte dix fois le même point d’étape.
Les signatures ne supportent pas la sonnerie
Un rendez-vous d’acte dure une heure. Pendant ce temps, le poste du notaire sonne devant une salle vide et l’appelant en conclut que l’étude ne répond pas.
On demande le notaire, il faudrait le clerc
Par réflexe, l’appelant réclame le notaire alors que son dossier est tenu par le rédacteur. Le transfert se fait de mémoire, quand il se fait.
Ce que vous y gagnez
Un accueil organisé par pôle
Immobilier, succession, famille, entreprise : le menu vocal envoie l’appelant vers le pôle qui détient son dossier, au lieu de le verser dans une file unique.
Le silence pendant l’acte
Un poste se met en absence le temps du rendez-vous. L’appel repart vers l’assistante ou vers la messagerie, avec un message qui indique quand on rappellera.
Savoir qui appelle avant de décrocher
La remontée de fiche affiche le client et son dossier à l’écran dès la sonnerie. Le collaborateur décroche en connaissant déjà le contexte.
Plus personne ne tombe sur l’occupé
Quand quatre appels arrivent ensemble, la file d’attente les tient dans l’ordre avec une annonce. Elle fait partie de l’offre Business.
Les points d’avancement à distance
La visioconférence est intégrée. Réunir l’acquéreur, sa banque et l’agent pour caler un calendrier n’oblige plus personne à traverser le département.
Le numéro historique de l’étude
Il est imprimé sur des années de courriers et d’actes. Nous le portons chez nous : la portabilité est offerte et nous nous chargeons du dossier.
Comment on s’y prend
Notaires, clercs, formalistes, comptabilité, accueil. Qui suit quoi, qui reçoit en direct, qui ne doit jamais être joint sans filtre préalable.
Menu par pôle, horaires, annonces d’attente, messageries nominatives, règles de renvoi pendant les rendez-vous d’acte. Vous relisez avant la bascule.
Ligne principale, lignes directes, bureau annexe. La portabilité est offerte et l’étude reste joignable pendant toute l’opération.
À distance, sans travaux. Les téléphones IP proposés en option arrivent configurés : on les branche sur le réseau et ils sonnent.
Les questions qu’on nous pose
Oui, ou l’un après l’autre. Un appel peut sonner sur plusieurs postes simultanément, ou en cascade : l’assistante d’abord, le notaire ensuite si personne ne décroche, la messagerie en dernier recours. Vous choisissez l’ordre et les durées, pôle par pôle.
Le poste passe en absence d’un geste, depuis le téléphone comme depuis le logiciel. Les horaires font le reste automatiquement : le midi, le soir, les jours de fermeture, l’annonce prend le relais et le message part par e-mail.
Les deux sites forment un seul standard : numéros courts, transfert d’un bureau à l’autre, une seule ligne publique si vous le souhaitez. Le multi-sites relève de l’offre Business, sur devis.
Chaque collaborateur dispose de son poste, de son code et de sa messagerie ; rien n’est partagé par défaut, et un appel ne peut pas être repris depuis un autre bureau sans y être invité. L’enregistrement des appels, réservé aux offres supérieures, n’est jamais activé sans votre demande — et si vous l’activez, l’information des personnes enregistrées vous incombe.
Non. Les téléphones se branchent sur le réseau informatique déjà en place, et vos collaborateurs peuvent aussi travailler depuis le logiciel sur ordinateur ou l’application mobile. Si vous préférez être accompagné sur site, un installateur peut intervenir partout en France.
Un quart d’heure pour poser l’arborescence
Décrivez-nous vos pôles et vos habitudes de rendez-vous. Nous vous proposons un plan d’accueil écrit, que vous corrigez avant que la moindre ligne ne bouge.