Standard téléphonique pour expert-comptable
Votre téléphone ne sonne pas au même rythme toute l’année. Il y a les débuts de mois pour la paie, les échéances de TVA, et la saison des liasses où tout arrive en même temps. Un standard dimensionné sur le pic, pas sur la moyenne.
✓ Sans engagement · ✓ 100 % à distance · ✓ Opérationnel en 24 h
Vous vous reconnaissez ?
La saison écrase l’accueil
Aux échéances, les appels arrivent par paquets. Une seule personne au standard, et le client entend l’occupé avant d’avoir dit bonjour.
Vos collaborateurs sont interrompus toute la journée
Une révision demande de la continuité. Vingt sonneries plus tard, la production se fait le soir, une fois les clients rentrés chez eux.
« Je veux parler à mon comptable »
Chaque client a son interlocuteur et n’en accepte pas d’autre. L’accueil passe la journée à transférer, ou à noter des rappels qui s’empilent.
Ce que vous y gagnez
Une file d’attente plutôt qu’une tonalité
Aux heures de pointe, les appelants patientent dans l’ordre avec une annonce au lieu de rappeler trois fois. La file fait partie de l’offre Business.
Vous voyez enfin le volume réel
Les statistiques disent combien d’appels arrivent, à quelle heure, et combien restent sans réponse. Vous armez le mois de mai sur des chiffres, pas sur une impression.
Des plages de production protégées
Un collaborateur se rend indisponible le temps d’un dossier : l’appel repart vers l’accueil ou vers sa messagerie, et il rappelle en une seule salve.
Chaque client va droit au bon poste
Ligne directe par collaborateur, ou menu par pôle : paie, fiscalité, juridique, tenue. Le transfert manuel devient l’exception et non la règle.
Le dossier s’ouvre avec l’appel
La remontée de fiche affiche le client depuis votre outil dès la sonnerie. Fini le « c’est de la part de qui ? » pendant qu’on cherche le dossier.
Relancer les pièces sans compter
Un cabinet appelle autant qu’il reçoit : pièces manquantes, signatures, règlements. L’offre Pro à 15,90 € HT inclut sans limite les appels vers les fixes et mobiles français.
Comment on s’y prend
Le volume d’une semaine ordinaire, puis celui d’une semaine d’échéance. C’est le pic qui dimensionne l’accueil ; la moyenne ne dit rien d’utile.
Menu par pôle, lignes directes, débordement vers l’accueil, file d’attente si vous prenez l’offre Business. Le plan est écrit avant d’être posé.
Jamais la veille d’une échéance. La mise en service tient en 24 h, la portabilité est offerte et nous montons le dossier : c’est vous qui fixez le jour.
Une fois l’échéance passée, les statistiques montrent les heures creuses et les heures rouges. On ajuste les renvois, les horaires et les files.
Les questions qu’on nous pose
Trois leviers, sans recrutement. La file d’attente, qui tient les appelants dans l’ordre au lieu de les renvoyer sur l’occupé. Le débordement, qui fait sonner un deuxième puis un troisième poste quand le premier est pris. Et les statistiques, qui montrent les créneaux à couvrir en priorité. Les utilisateurs s’ajoutent au mois, sans engagement.
Le poste suit la personne : logiciel sur l’ordinateur, application sur le mobile, ou téléphone IP posé à domicile. Numéros courts, transferts et messagerie fonctionnent comme au cabinet, et le client ne voit jamais que la ligne du cabinet.
L’enregistrement est disponible sur les offres supérieures et s’active poste par poste. Une réserve importante : informer l’interlocuteur qu’il est enregistré est à votre charge, pas à la nôtre. Beaucoup de cabinets préfèrent la messagerie vocale reçue par e-mail, qui laisse une trace sans enregistrer la conversation.
Les appels reçus et émis, leur répartition dans la journée, ceux qui n’ont pas été décrochés, l’activité par poste et par file. De quoi trancher, chiffres en main, entre renforcer l’accueil en période fiscale ou revoir les renvois. Les statistiques relèvent de l’offre Business, sur devis.
Rien ne vous retient : les offres sont sans engagement et vous repartez avec vos numéros. C’est aussi pour cela que la portabilité est offerte à l’entrée — nous montons le dossier, et vous gardez la ligne que vos clients composent depuis dix ans.
Avant la prochaine échéance, pas pendant
Dites-nous combien vous êtes et à quelle période le téléphone s’emballe. Nous chiffrons l’accueil qu’il vous faut, et nous vous dirons si l’offre à 9,90 € HT suffit.